如果一臺辦公設(shè)備只具有某一種功能，只有一種情況，那就是使用者對這個功能的需求相當大，對其它的功能可以忽略，但人們都一臺機器具有多種功能，已經(jīng)是購買一臺機器的最少要求，同時可以網(wǎng)絡打印、復印、傳真、電郵、掃描的機器越來越受顧客的喜愛。

辦公設(shè)備大致可分為：文件輸入及處理設(shè)備、文件輸出設(shè)備、文件傳輸設(shè)備、文件整理設(shè)備等。每一類設(shè)備又都包括多種產(chǎn)品，以下列舉的只是其中的主要設(shè)備或常用設(shè)備。
 

1.文件輸入及處理設(shè)備：計算機、文件處理機、打字機、掃描儀等。

2.文件輸出設(shè)備：可分為文件復制設(shè)備和文件打印設(shè)備，以及文件傳送設(shè)備。

3.文件復制設(shè)備包括：制版印刷一體化速印機和油印機、小膠印機、重氮復印機（曬圖機）、靜電復印機、數(shù)字式多功能一體機、數(shù)字印刷機、輕印刷機、噴墨復印機等。

4.文件打印設(shè)備包括：激光打印機、噴墨打印機、針式打印機和繪圖機等。

5.文件傳輸設(shè)備：傳真機、計算機、電傳機等。

6.文件儲存設(shè)備：縮微設(shè)備、硬盤、云盤等。

復印機、打印機、傳真機、證卡機等是集光學、機械、電子技術(shù)為一體的精密辦公設(shè)備，通過使用顆小的靜電墨粉，利用靜電原理，在感光材料上形成靜電潛像，使微小的墨粉附在感光材料上，再將其轉(zhuǎn)印到紙上從而得到需要副本。這個工序是利用靜電的特性進行的。因此，在機器內(nèi)部的傳動部件、光學部件以及高壓部件上容易附著紙屑、漂浮的墨粉等，但這些的存在只會影響復印的質(zhì)量。

隨著技術(shù)進步和由于辦公室工作細化而對產(chǎn)品不斷提出新的要求，各類新型辦公設(shè)備產(chǎn)品層出不窮，更新?lián)Q代速度也越來越快。但是，大多數(shù)辦公設(shè)備屬于以機電為基礎(chǔ)的耐用設(shè)備，所以在各類辦公室中多種類型、多代設(shè)備同時服務于辦公的現(xiàn)象比較常見。